„Copilot kennt doch meine Daten!“ – Wirklich?

Eine überzeugende Antwort ist noch keine vollständige Antwort

Wenn wir mit Menschen zusammenarbeiten, berücksichtigen wir ganz selbstverständlich, was unser Gegenüber weiß.

Eine neue Kollegin benötigt andere Informationen als jemand, der seit zehn Jahren an einem Projekt beteiligt ist.

Bei KI vergessen wir diesen Unterschied manchmal. Wir schreiben einen kurzen Satz in das Eingabefeld und erwarten, dass die KI den gesamten Zusammenhang kennt.

Doch auch eine leistungsfähige KI kann nur mit Informationen arbeiten, die ihr im jeweiligen Gespräch und über die verfügbaren Funktionen tatsächlich zugänglich sind.

Das nennt man Grounding (die Verankerung einer KI-Antwort in konkreten Informationsquellen).

Und hier gibt es bei Microsoft Copilot wichtige Unterschiede.

Copilot Chat ist nicht automatisch gleich Microsoft 365 Copilot

Bei Microsoft 365 kommt es darauf an, welche Lizenz Du verwendest und welche Funktionen Dein Unternehmen freigegeben hat.

Copilot Chat ohne zusätzliche Copilot-Lizenz kann beispielsweise öffentlich zugängliche Informationen recherchieren und von Dir bereitgestellte Dateien auswerten. Er durchsucht aber nicht automatisch Deine gesamten geschäftlichen E-Mails, Teams-Unterhaltungen oder SharePoint-Dokumente.

Microsoft 365 Copilot mit entsprechender Zusatzlizenz kann dagegen auch Informationen aus Deinem Arbeitsumfeld berücksichtigen – etwa aus E-Mails, Besprechungen und Dokumenten.

Microsoft verwendet dafür unter anderem den Begriff Work IQ (die Einbeziehung Deines beruflichen Arbeitskontexts).

Das bedeutet allerdings nicht, dass Copilot alles über Dein Unternehmen weiß.

Die verfügbaren Informationen hängen unter anderem von Deinen Zugriffsrechten, den Einstellungen und den tatsächlich erreichbaren Daten ab.

Die KI kann nur berücksichtigen, was ihr für die jeweilige Aufgabe zugänglich ist.

Und selbst dann kann sie etwas übersehen oder falsch einordnen.

Vier Fragen machen aus einer vagen Anfrage eine brauchbare Aufgabe

Microsoft empfiehlt beim Formulieren von Prompts (Arbeitsanweisungen an eine KI) vier wesentliche Bestandteile:

1. Ziel – Was möchtest Du erreichen?

   Nicht nur: „Fasse das zusammen.“ Sondern beispielsweise: „Erstelle eine Übersicht der noch offenen Entscheidungen.“

2. Kontext – Worum geht es genau?

   Welches Projekt? Welcher Zeitraum? Für wen ist die Übersicht gedacht?

3. Quelle – Welche Informationen soll die KI verwenden?

   Eine bestimmte Datei? Ein Besprechungsprotokoll? Die von Dir bereitgestellten Informationen?

4. Erwartungen – Wie soll das Ergebnis aussehen?

   Kurz oder ausführlich? Als Tabelle? Mit Verantwortlichkeiten? Mit offenen Fragen?

Das klingt zunächst nach mehr Arbeit.

Tatsächlich kann es Dir unnötige Nachfragen und Korrekturschleifen ersparen.

Ein Beispiel aus dem Büroalltag

Nehmen wir diese Anfrage:

„Schreibe mir eine Zusammenfassung unserer letzten Besprechung.“

Die KI müsste nun möglicherweise selbst interpretieren, welche Besprechung gemeint ist und welche Informationen sie verwenden soll.

Deutlich hilfreicher wäre:

„Erstelle aus dem beigefügten Besprechungsprotokoll eine kurze Übersicht für unser Projektteam. Gliedere sie in getroffene Entscheidungen, offene Fragen und vereinbarte Aufgaben. Nenne Verantwortliche und Termine nur, wenn sie ausdrücklich im Protokoll stehen. Fehlende Angaben kennzeichne bitte als offen.“

Was ist daran besser?

Du gibst der KI nicht einfach mehr Text. Du gibst ihr Orientierung.

Und Du legst gleichzeitig fest, wo sie keine Informationen ergänzen soll.

Das ist besonders wichtig, wenn aus einer KI-Antwort später eine Aufgabe, eine Entscheidung oder eine Nachricht an andere Menschen wird.

Mein kleiner Selbstmanagement-Tipp: Erst denken, dann prompten

Bevor Du eine umfangreichere Aufgabe an ChatGPT oder Copilot übergibst, kannst Du Dir drei einfache Fragen stellen:

1. Was möchte ich am Ende wirklich haben?
2. Welche Informationen benötigt die KI dafür?
3. Woran erkenne ich, ob das Ergebnis brauchbar ist?

Diese kurze gedankliche Vorbereitung kann mehr bringen als die Suche nach immer neuen vermeintlichen Geheimformeln für perfekte Prompts.

Denn häufig liegt das Problem nicht darin, dass wir die KI falsch bedienen. Wir haben unsere eigene Aufgabe noch nicht ausreichend geklärt.

Und genau deshalb gehört für mich gutes Prompting auch zum Zeit- und Selbstmanagement.

Die Verantwortung bleibt bei Dir

Bei aller Begeisterung für KI sollten wir einen Punkt nicht übersehen:

Eine sauber formulierte Antwort ist nicht automatisch richtig.

Prüfe deshalb bei wichtigen Ergebnissen, ob die verwendeten Quellen passen, ob Angaben fehlen und ob Schlussfolgerungen tatsächlich durch die Informationen gedeckt sind.

Achte außerdem darauf, welche Daten Du einer KI zur Verfügung stellst. Vertrauliche und personenbezogene Informationen gehören nur in dafür freigegebene Anwendungen und müssen entsprechend den betrieblichen Datenschutzregeln behandelt werden.

Das ist kein Argument gegen künstliche Intelligenz. Im Gegenteil. Es ist die Grundlage dafür, sie sinnvoll einzusetzen.

Technik soll Dich stärken – nicht Dein Denken ersetzen

In meiner Arbeit als iT-Coach möchte ich Menschen nicht möglichst viele KI-Befehle auswendig lernen lassen.

Ich möchte ihnen helfen, ihre Aufgaben besser zu verstehen und digitale Werkzeuge selbstbestimmt einzusetzen.

Das entspricht auch meiner Haltung aus der UPE – Universellen Persönlichkeitsentwicklung:

Ein R(e)tter würde Deinen Weg übernehmen – ein R(i)tter würde Dich begleiten.

Eine gute KI kann ebenfalls eine wertvolle Begleitung sein. Sie kann Informationen ordnen, Zusammenhänge erklären und Möglichkeiten aufzeigen.

Aber sie sollte Dir nicht unbemerkt die Verantwortung für Deine Entscheidungen abnehmen.

Vielleicht ist das der wichtigste Unterschied zwischen einer schnellen und einer wirklich hilfreichen KI-Antwort:

Die schnelle Antwort spart Dir zunächst ein paar Sekunden. Die hilfreiche Antwort bringt Dich tatsächlich weiter.

Und manchmal beginnt sie mit einer ganz einfachen Frage:

„Welche Informationen brauchst Du eigentlich von mir?“

Weiterführend: Wer diesen Gedanken vertiefen möchte, findet in meinem Beitrag „Ritter statt Retter – warum gute Hilfe Dich nicht abhängig machen sollte“ mehr über meine Haltung zur Begleitung auf Augenhöhe.