Wer schreibt eigentlich das Protokoll? Vielleicht künftig die KI.

Teams kann heute schon mehr als nur mithören

Mit Copilot und dem Facilitator (KI-Besprechungsmoderator) können während einer Teams-Besprechung automatisch Notizen entstehen. Wichtige Diskussionspunkte, Entscheidungen und Folgeaufgaben lassen sich erfassen und anschließend im Recap (Besprechungsrückblick) weiterverwenden.

Mit aktivierter Transkription kannst Du Copilot auch nach der Besprechung Fragen zum Gespräch stellen.

Zum Beispiel:

• „Welche Entscheidungen wurden getroffen?“
• „Welche Aufgaben wurden vereinbart?“
• „Fasse die wichtigsten Punkte für jemanden zusammen, der nicht teilnehmen konnte.“

Damit wird aus einer Besprechung eine durchsuchbare Informationsquelle.

Besonders beim Brainstorming möchte ich alle Köpfe im Raum haben

Aus meiner täglichen Praxis als iT-Coach (IT-Trainer) kenne ich ein Problem besonders bei kreativen Prozessen wie einem Brainstorming:

Eine Person soll Protokoll führen.

Während die anderen Ideen entwickeln, zuhören, aufeinander reagieren und neue Gedanken entstehen lassen, versucht diese Person gleichzeitig mitzudenken, Wichtiges zu erkennen und alles möglichst vollständig festzuhalten.

Das empfinde ich als ausgesprochen hinderlich.

Denn kreative Prozesse leben nicht nur von gesprochenen Worten. Sie leben auch von spontanen Einfällen, Reaktionen, Emotionen, Energie im Raum und davon, dass ein Gedanke den nächsten auslöst.

Wer gleichzeitig Protokoll führt, kann schwer mit derselben Freiheit daran teilnehmen. Und auch die Gruppe wird möglicherweise vorsichtiger: „Hast Du das mitgeschrieben?“ – „Warte, da fehlte noch etwas!“

Genau hier sehe ich eine große Stärke des Facilitators.

Er kann einen erheblichen Teil der Dokumentation übernehmen und damit etwas schaffen, das für Kreativität besonders wertvoll ist:

Luft und Freiheit für neue Ideen und gemeinsames Wachstum.

Die KI übernimmt – der Mensch bleibt verantwortlich

Natürlich bedeutet KI-Unterstützung keinen Autopiloten.

KI-generierte Notizen können Fehler enthalten, etwas übersehen oder Zusammenhänge anders gewichten als die Menschen im Raum.

Deshalb bleibt die Verantwortung bei uns:

erstellen lassen – gemeinsam prüfen – bei Bedarf ergänzen – weiterverwenden.

Für mich liegt genau darin eine sinnvolle Mensch-KI-Kollaboration.

Die KI muss beim Brainstorming keine großartige Idee haben.

Sie kann uns vielmehr dabei unterstützen, dass wir Menschen den nötigen Freiraum haben, eine zu entwickeln.

Technik darf Freiraum schaffen

Vielleicht ist Zeitersparnis deshalb gar nicht der größte Gewinn.

Wenn Technik uns Dokumentationsarbeit abnimmt, gewinnen wir Aufmerksamkeit füreinander, Freiheit zum Mitdenken und Raum für Kreativität.

Die Maschine dokumentiert. Der Mensch bleibt im Gespräch.