Dein Outlook-Posteingang ist keine Aufgabenliste

Eine E-Mail ist zunächst nur eine Information

Nicht jede E-Mail ist automatisch eine Aufgabe.

Eine Nachricht kann eine reine Information sein, eine Antwort erfordern, eine Aufgabe auslösen oder erst später wichtig werden.

Bleibt alles im Posteingang liegen, muss Dein Kopf immer wieder entscheiden: „Was war damit eigentlich noch?“

Mein Grundgedanke für digitales Selbstmanagement

Entscheide möglichst einmal, was aus einer Information werden soll.

Das kleine rote Fähnchen: Zwei Varianten reichen mir

Bei der Nachverfolgung arbeite ich in meinen Outlook-Trainings bevorzugt mit zwei Varianten:

1. Benutzerdefiniert

   Wenn aus einer E-Mail eine konkrete Aufgabe wird, bekommt sie eine klare Handlungsanweisung und eine Terminierung. Bei gemeinsam genutzten Postfächern kann zusätzlich wichtig sein, eindeutig festzulegen, wer die Aufgabe übernimmt.

2. Kein Datum

   Das ist mein persönliches digitales Post-it. Die Aufgabe bleibt sichtbar und taucht weiterhin in meiner Aufgabenwelt beziehungsweise To-do-Liste auf – allerdings ohne künstlichen Zeitdruck durch ein Fälligkeitsdatum.

So unterscheide ich sehr einfach zwischen „Das muss konkret erledigt werden“ und „Das möchte ich zuverlässig im Blick behalten“.

Kategorien: Für mich viel mehr als bunte Farben

Kategorien nutze ich in Outlook vor allem als individuelle, bereichsübergreifende Suchfilter.

Ein Beispiel aus meiner eigenen Arbeit ist die Kategorie „Schulung und Fortbildung“. Sie zieht sich bei mir durch E-Mails, Kalendereinträge, Aufgaben und Kontakte.

Damit bekommt das Thema einen gemeinsamen digitalen Nenner: Über die Suche kann ich mir die entsprechend kategorisierten Outlook-Elemente übergreifend anzeigen lassen. Aus vielen einzelnen Informationen entsteht so ein thematischer Zusammenhang.

Und welche Farbe bekommt eine Kategorie?

Hier lautet meine Empfehlung überraschend oft: gar keine.

Farben sind hervorragend, wenn ich wenige wichtige Kategorien auf einen Blick unterscheiden möchte. Für umfangreichere Such- und Ordnungssysteme lege ich dagegen bewusst auch Kategorien ohne Farbe an.

So muss ich die begrenzte Anzahl sinnvoll unterscheidbarer Farben nicht immer wieder redundant verwenden.

Die Kategorie liefert die Bedeutung. Die Farbe ist nur eine optionale visuelle Unterstützung.

Automatisieren, was keine Aufmerksamkeit braucht

Wiederkehrende Nachrichten müssen ebenfalls nicht jedes Mal Deine volle Aufmerksamkeit bekommen.

Mit Regeln kann Outlook eingehende E-Mails anhand bestimmter Kriterien automatisch bearbeiten, beispielsweise verschieben.

Eine kleine technische Automatisierung kann so gleichzeitig eine menschliche Entlastung sein.

Technik darf Aufmerksamkeit zurückgeben

Genau hier treffen für mich IT und Selbstmanagement aufeinander.

Ein gutes digitales Werkzeug soll uns helfen, unsere eigentliche Arbeit besser zu erledigen.

Welche dieser E-Mails braucht jetzt wirklich meine Aufmerksamkeit – und was darf Outlook für mich im Blick behalten?